Gör en hushållsbudget i Excel

En hushållsbudget är en prognos över ditt hushålls framtida ekonomi. Den viktigaste budgeten är en likviditetsbudget där du försöker skapa dig en bild över vilka pengar som kommer in i framtiden (t.ex. varje månad) och vilka pengar som åker ut. Med ekonomiska termer så brukar man prata om inbetalningar och utbetalningar eller inkomster och utgifter.

Definitionsmässigt uppstår utgifter när man köper något och utbetalningar när man betalar. Om du t.ex. köper en sak från nätet och anger att du skall betala med Klarna 15 dagar efter att varan levererats så uppstår din utgift när du beställer och din utbetalning när pengarna dras från ditt konto. För privatpersoner spelar kanske inte det här så stor roll. Mer än att det viktiga är att du har pengar på kontot när utbetalningen inträffar och inte när utgiften uppstår.

Det hör är det nog många som missar. Hur lätt är det inte att beställa en massa prylar från nätet när man just har fått lönekontot påfyllt och sedan välja att betala långt senare när man inte vet hur det ser ut då? Sen sitter man i slutet av månaden och undrar hur det kunde bli så här… Att betala på avbetalning är sällan en god idé och ju sämre ekonomi man har desto sämre blir det.  Men har man en realistisk budget så undviker man överraskningar.

Kostnad är en annan term som används. Definitionen av kostnad är att det är en periodiserad utgift. Om du t.ex. köper en bil för 200.000 kronor och köper bilen kontant så kommer du ha en utgift/utbetalning på 200.000 vid köptillfället, men kostnaden uppstår under hela bilen livslängd. Om t.ex. bilen har en livslängd på 10 år så kommer du ha en kostnad för bilen på 20.000 per år. Texter som handlar om budgetering för privatpersoner brukar ofta blanda begreppen, vilket för en mer drillad ekonom kan upplevas lite frustrerande. Men i praktisk betydelse så spelar det kanske inte så stor roll – de flesta förstår ändå ungefär vad som menas…

För ett hushåll är normalt inte kostnader (och intäkter) lika viktiga som inbetalningar och utbetalningar. För företag däremot som vill redovisa ett resultat och göra en resultatbudget så är intäkter och kostnader desto viktigare (intäkter minus kostnader är det som ger företagets resultat). Men även för företag är likviditetsbudgeten oerhört viktig. Framförallt för företag som ar en ansträngd ekonomi. Företag går inte i konkurs främst för att de har dålig lönsamhet utan för att de inte har pengar att betala sina räkningar. Visserligen hänger lönsamhet och likviditet för det mesta ihop, men inte alltid.

Så fortsättningsvis när vi pratar hushållsbudget så fokuserar vi på likviditeten och därför inbetalningar och utbetalningar.

Stegen för att göra en budget kan i princip delas upp i 1) utvärdera historiska inbetalningar och utbetalningar och 2) planera framtida inbetalningar och utbetalningar.

Titta bakåt innan du tittar framåt

För att kunna göra en realistisk prognos för framtiden så behöver du ha något att utgå från. Så genom att se hur det sett ut tidigare är det lättare att göra realistiska uppskattningar för framtiden.

Den bästa källan är oftast att gå igenom din betalningshistorik från dina konton. Kolla om historiken går att exportera till Excel så slipper du sitta med papper och penna och slösa en massa tid…

En annan källa för information är din deklaration. Förutom information om din lön och andra intäkter så ser du också t.ex. ränteintäkter och räntekostnader.

Ett råd är att spara alla kvitton – alltid. Sortera i kronologisk ordning och häfta ihop månadsvis. Gör en liten notering på varje kvitto vilken kategori utgiften tillhör. Det här ger dig dels en känsla för dina utgifter men fungerar även som ett sätt att kontrollera utgifterna från dina konton.

Kategorisera dina betalningar

I en budget så behöver man normalt dela upp posterna i olika kategorier.

Därför behöver du även kategorisera dina historiska befallningar så att du er hur mycket som skall behövs för hyra, mat och andra kategorier.

Man kan kategorisera på många sätt, allt från bara två poster (inbetalningar och utbetalningar) till väldigt mycket mer detaljerat. Att bara använda två poser ger ju inte så mycket information.

En känd budgettavla, med sju kategorier

TV-programmet Lyxfällan använder t.ex. kategorierna: boende, mat, transport, sparande, övrigt och lån.

I min Excelfilm (se nedan) så använder jag kategorierna hyra, mat, ränta och amorteringar, transporter och övrigt.

Det viktigaste är att alla utbetalningar kategoriseras. Vet du inte hur du skall kategorisera en viss post så kan du i alla fall inledningsvis bara lägga den i kategorin ”övrigt”.

Om kategorin ”övrigt” blir väldigt stor kan den vara en idé att försöka identifiera fler kategorier. Om du t.ex. har en hobby som kostar mycket och hamnat i kategorin övrigt så kanske du skall göra en ny kategori bara för den hobbyn. Det är ju lättare att se att man behöver minska på utgifterna för en viss hobby än att minska på ”övrigt”.

Om du kategoriserat alla utgifter i Excel (vilket jag rekommenderar) så kan en bra idé vara att sortera efter kategori och kolla hur stora de olika kategorierna blir. En tumregel kan kanske vara att om en kategori utgör mer än 20 procent av din budget så kan du kanske dela upp den i fler kategorier. T.ex. om du har flera fordon så kanske de skall delas upp på bilen, snöskotern, båten etc. Allt för att göra överblicken tydligare. En annan tumregel kan vara att om kategorin ”övrigt” är större än tio procent av din budget så kan du kanske försöka hitta något där som får sin egen kategori.

En teknik som kan göra kategoriseringen, och hela genomgången av din historik, mycket enklare är om du kan göra den i Excel. Många banker har till exempel en möjlighet att exportera uppgifter till Excel vilket kan underlätta, annars kan man bara kopiera och klistra in. Sen kan du markera varje post (helts under en längre period – t.ex. ett år) och kategorisera. Är du lite mer avancerad användare kan man t.ex. använda funktionen dataverifiering för att göra processen mer automatisk. Jag planerar en film som visar hur man kan använda en del smarta funktioner i Excel för att underlätta kategorisering (t.ex. avancerad sortering, dataverifiering etc). Så håll koll på YouTube när den filmen kommer (t.ex. genom att prenumerera).

Samla betalningarna till ett konto

Ett råd som kommer underlätta din ekonomiska planering är att du i så stor utsträckning som möjligt samlar alla dina betalningar till ett konto. Om ni är ett par så kan man skaffa ett gemensamt konto (prata med er bank). Om alla betalningar går från ett konto så är det mycket lättare att följa upp än om man sprider ut betalningarna från flera konton.

Tänk på sparande

Sparande utgör ibland en egen kategori och där anger man hur mycket man planerar att spara. Ett alternativ till detta är att utgå från överskottet varje månad och spara en viss del av detta. T.ex. att 50 procent av ditt överskott placeras på ett aktiefondkonto.

Fasta och rörliga utbetalningar

Det kan också vara smart att dela upp alla utbetalningar rörliga och fasta. De fasta är just det, dvs lika stora från en gång till en annan, t.ex. hyran. Men de rörliga varierar och är de som du troligen lättast kan göra något åt om du skall spara in på något. Om du t.ex. leasar en bil så kan det vara en idé att lägga billeasing som en fast utbetalning och transportkostnader (t.ex. bensin etc) som en rörlig. Om du senare har behov av att minska på dina utgifter så visar de rörliga utbetalningarna på vad du snabbast kan förändra (åka mindre bil, äta mindre luncher ute etc). De fasta utgifterna kan naturligtvis också påverkas, men de tar lite längre tid att göra något åt – och innebär ofta större uppoffringar (byta bostad, sälja bilen etc).

Tidsperiod

När du gör en genomgång av dina historiska in- och utbetalningar bör du helst täcka en tillräckligt lång period. Minst ett år är nog önskvärt så att du täcker in perioder som ofta innebär speciella ansträngningar av din ekonomi, t.ex. semestertiden och jul.

Hur lång tidsperiod du skall göra din budet för varierar även det. Det vanligaste är nog att göra över ett år, uppdelat per månad. En del gör budgeten som ett rullande 12-månadersintervall, dvs att i slutet av varje månad så lägger du till en månad på din budget så att du alltid har en planering tolv månader framåt.

Om du har en väldigt ansträngd ekonomi och vill vara säker på att du har pengar på kontot när räkningarna skall betalas så kan det vara en ide att ha kortare tidsintervall än en månad och t.ex. göra budgeten veckovis. Om du har ambition att spara till någon större utgift, t.ex. kontantinsats till en lägenhet eller en ny bil så kan det vara ide att göra en budget fram till själva utgiftstillfället.

Gör din budget i Excel

Jag har spelat in en film om hur man kan göra en enkel hushållsbudget. Syftet med filmen är nästan mer att ge en väldigt grundläggande introduktion till hur man kan göra en kalkyl i Excel än att prata budgetering. Men jag tror att man lär sig något bäst om man kan applicera det på något man har nytta av.

Om du inte har Excel så fungerar det säkert lika bra att göra samma sak i något gratisprogram som t.ex. Open Office eller Google sheets. De ser inte exakt likadant ut, men väldigt nära. Skriv i kommentatorsfältet om du vill se mer exempel från alternativ till Excel så jag ser att intresse finns. Vill ju inte lägga dagar på att skriva något som inte någon vill läsa…

Men… genom att göra en första hushållsbudget i Excel så lär du dig både grunderna i Excel och får bättre koll på din ekonomi.

Filmen är riktad till den totala nybörjaren i Excel. Om den blir populär så kommer jag komma med fortsättningsfilmer där jag introducerar lite mer avancerade tekniker (t.ex. villkorsstyrd formatering, pivottabeller, logiska funktioner etc.). Känner du att du vill ha en mer grundläggande introduktion till Excel så kan jag rekommendera att se hela serien av mina ”Introduktion till Excel”-filmer. Du hittar dem här: https://www.andersexcel.se/grundkursexcel/

Enligt filosofen William Ockham (ca 1285–1347) gör Excel livet enklare… typ…

En bra grundregel när det gäller budgetering (och livet i övrigt) är att följa filosofen William Ockhams princip (Ockhams rakkniv) att inte göra saker och ting mer krångligt än de behöver vara (skär bort det som är överflödigt och som gör livet besvärligt). Det innebär att om du klarar dig på några få kategorier i din budget så skall du inte lägga på en massa extra bara för att… Om en årsbudget är tillräckligt för dig så behöver du ju inte dela upp den per månad (även om det för det mesta är vad man behöver). Och kanske det viktigaste: Om du har Excel så skall du inte göra livet så besvärligt att du måste sitta med papper och penna för att göra en budget.

Vad skulle du vilja se mer av när det gäller privatekonomi och Excel? Kom med lite förslag i kommentatorsfältet så jag får lite input.

Annars… Ta fram lite popcorn, kura ner dig i fåtöljen och kolla på en riktigt härlig feel-good-excelfilm…

Lär dig grunderna i Excel genom ett att skapa en hushållsbudget!

Arbetsboken 013_hushållsbudget.xlsx med den budget jag använder i filmen tillsammans med några andra bra mallar och en mer fullständig lista på kategorisering av budgetposter finns att ladda ner från min exempelsida.

Mer tips och länkar

Det finns många ställen på nätet som kan ge dig mer information och hjälp om hur du gör en personlig budget (även utan excel). Några förslag är t.ex.:

När du startar Excel så ser du först ett fönster med en massa mallar. Skriv in budget i sökrutan så kommer du få en massa gratismallar för att göra en egen budget. Allt från professionella budgetar för företag till enklare privata budgetar för hushåll. Du kan även söka här.

Hallå konsument! Konsumentverkets budgetkalkyl. Här kan du fylla i en budgetkalkyl och räkna ut din totala hushållsbudget och se vad olika förändringar skulle göra med din ekonomi.

Nordeas budgetsida. Här får du tips och råd om hushållsekonomi och budget. Även här finns en budgetmall.

Ha en Excellent dag!

Anders ”andersexcel” Isaksson sprider kunskap om Excel & ekonomi. Dagtid är jag en doktor (PhD) i företagsekonomi som arbetar som universitetslektor med ekonomisk analys på Chalmers tekniska högskola, på fritiden är jag andersexcel

(Visited 999 times, 2 visits today)
Bookmark and Share

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.