VÄNSTER, HÖGER, BYT.UT och Snabbfyll (flash fill) för att rensa data effektivt

I Excel finns det många verktyg som kan hjälpa dig att hantera och rensa dina data på ett effektivt sätt. I denna post kommer vi att titta närmare på fyra specifika funktioner: VÄNSTER, HÖGER, BYT.UT och Snabbfyll. Med hjälp av dessa funktioner kan du enkelt trimma bort oönskade tecken från början eller slutet av en sträng, ersätta ett ord eller en fras med något annat och automatiskt fylla i tomma celler med relevant information. Låt oss börja genom att titta på hur man använder VÄNSTER och HÖGER för att trimma bort tecken från början eller slutet av en sträng.

Excelfunktionerna VÄNSTER och HÖGER

Beskrivning

VÄNSTER returnerar ett visst antal tecken från vänster i en textsträng.

HÖGER returnerar ett visst antal tecken från vänster i en textsträng.

Syntax

VÄNSTER(text, [antal_tecken])

Text: är den text du vill bryta ut tecken från

antal_tecken: är hur många tecken (från vänster) som du vill returnera

HÖGER fungerar på samma sätt med returnerar ett visst antal tecken från höger i en textsträng.

På engelska heter dessa funktioner RIGHT och LEFT.

Exempel

=VÄNSTER(A1;4)

Returnerar de fyra första tecknen av den teckensträng som finns i A1. Om A1 innehåller färre än fyra tecken så returneras samtliga tecken.

Antag att du har personnummer som har ett bindestreck som avgränsare mellan födelsedatum och kontrollnummer, t.ex. 19760921-1234

För at kunna matcha dessa mot en lista med personnummer utan bindestreck så kan du rensa bort bindestrecket med hjälp av funktionerna HÖGER och VÄNSTER.

Om personnummer ligger i cell A1 så kommer följande funktion returnera ett personnummer utan bindestreck:

=(VÄNSTER(A1;8)&HÖGER(A1;4))*1

Returnerar de fyra första tecknen av den teckensträng som finns i A1. Om A1 innehåller färre än fyra tecken så returneras samtliga tecken.

Antag att du har personnummer som har ett bindestreck som avgränsare mellan födelsedatum och kontrollnummer, t.ex. 19760921-1234

För at kunna matcha dessa mot en lista med personnummer utan bindestreck så kan du rensa bort bindestrecket med hjälp av funktionerna HÖGER och VÄNSTER.

Om personnummer ligger i cell A1 så kommer följande funktion returnera ett personnummer utan bindestreck:

=(VÄNSTER(A1;8)&HÖGER(A1;4))*1

Två detaljer i denna funktion:

  1. Jag använder &-tecken för att sammanfoga de två funktionerna till en sträng
  2. Jag multiplicerar de sammanfogade funktionerna (inom parentes) med 1. Anledningen till detta är att jag då kommer få personnummer som ett tal. Om jag inte multiplicerar med 1 så blir resultatet en sträng som är text. Jag antar här att de personnummer jag vill matcha med är en talserie.

Excelfunktion BYT.UT

Beskrivning

Ersätter en del av en textsträng med en text som du själv kan ange. Använd BYT.UT när du vill ersätta specifik text i en textsträng. Använd funktionen ERSÄTT när du vill ersätta text som finns på en viss plats i en textsträng. Engelskt namn på funktionen är SUBSTITUTE och ERSÄTT heter REPLACE.

Syntax

BYT.UT(text; gammal_text; ny_text; [antal_förekomster])

text: Är positionen för den cell som innehåller den textsträng som du vill ersätta text i.

gammal_text: Är den text som ligger i din textsträng som du vill ersätta.

ny_text: Är den text du vill ersätta gammal_text med. Om du bara vill ta bort gammal_text utan att ersätta den med ny text så anger du ”” (dvs två citationstecken).

antal_förekomster: Kan utelämnas. Anger hur många gånger den gamla texten skall ersätas. Om du inte anger ett antal förekomster, kommer alla förekomster av den gamla texten att ersättas med den nya texten.

Exempel

=BYT.UT(A2;”-”;””)

Tar bort bindestrecket (”-”) som finns i teckensträngen som ligger i cell A2.

En snarlik funktion är ERSÄTT (REPLACE). Skillnaden är att ERSÄTT

Om jag har samma problem som tidigare. Dvs personnummer som har ett bindestreck som avgränsare mellan födelsedatum och kontrollnummer, t.ex. 19760921-1234 och där du vill rensa bort bindestrecket så kan du använda följande formel:

=BYT.UT(A1;”-”;””)*1

Även här multiplicerar jag resultatet med 1 för att konvertera det till en talserie.

Rensa med Snabbfyll (flasfill)

I Excel finns det många verktyg som kan hjälpa dig att hantera och rensa dina data på ett effektivt sätt. Ett av de mest användbara verktygen är Snabbfyll, även känt som Flash Fill på engelska. Denna funktion utnyttjar artificiell intelligens för att identifiera mönster i data och automatiskt fylla i tomma celler med relevant information.

Snabbfyll fungerar som följer: jag ställer mig till höger om cellen där jag vill bryta ut ett personnummer utan bindestreck och skriver in det resultat jag vill ha, till exempel 199705271469. När jag trycker Enter känner Excel av mönstret och föreslår ”Är det så här du vill att det ska se ut?” och jag kan enkelt bekräfta detta genom att trycka Enter. På detta sätt kan jag snabbt och enkelt bryta ut personnummer utan bindestreck.

Snabbfyll är ett oerhört kraftfullt verktyg och fungerar på betydligt mer avancerade problem än detta enkla exempel. Det finns dock ett problem med Snabbfyll, det är inte dynamiskt. Om jag lägger in fler personnummer i min data kan jag enkelt tala om för Excel att fortsätta med samma mönster genom att markerar kolumnen och gå till startfliken, klicka på Fyll och välja Snabbfyllning. På detta sätt kan jag enkelt hantera detta problem och fortsätta att använda Snabbfyll för att rensa min data på ett effektivt sätt.

Sammantaget är Snabbfyll ett oerhört kraftfullt, nästan magiskt, verktyg i Excel som kan hjälpa dig att hantera och rensa dina data på ett effektivt sätt. Det är enkel att använda och kan hjälpa dig att spara mycket tid och energi när du arbetar med data.

En film som visar detta

Jag har en film på min YouTube-kanal andersonline där jag steg för steg visar alla dessa tekniker. Kolla gärna på den filmen.

Stötta andersExcel

Glöm inte bort att gilla och prenumerera på min kanal om du vill att jag skall göra fler filmer. Vill du stötta mitt arbete ekonomiskt med en liten donation kan du även göra det via

https://www.buymeacoffee.com/andersexcel

I skrivande stund har jag hitintills fått ihop hela tio kronor…

Som skapare av min egen YouTube-kanal är det viktigt för mig att veta att mina tittare uppskattar och stöttar det jag gör. Ditt stöd kan hjälpa mig att fortsätta att producera högkvalitativt innehåll. Det kan också hjälpa mig att investera i bättre teknik och utrustning för att förbättra videokvaliteten och ge dig en ännu bättre tittarupplevelse. Ditt stöd kan också bidra till att skapa en mer hållbar ekonomi för mig som skapare, vilket gör det möjligt för mig att fortsätta skapa innehåll på ett mer regelbundet och konsekvent sätt. Så om du verkligen gillar det jag gör och vill se mer av det, överväg att stötta min kanal ekonomiskt. Tillsammans kan vi göra min kanal ännu bättre!

Se mer på Excels hjälpsidor:

Se även min funktions-skola. Här samlar jag alla inläg om Excels funktioner

VÄNSTER, VÄNSTERB (Funktionerna VÄNSTER, VÄNSTERB)

Funktionen BYT.UT

HÖGER, HÖGERB (Funktionerna HÖGER, HÖGERB)

Spara tid med Snabbfyll (flash fill)

Allt gott önskar

andersexcel

(Visited 1 887 times, 1 visits today)

4 comments

  • Hej Anders.

    Sitter med en fil gällande försäljning (pivottabeller) där jag vill presentera hur det går för varje säljare, men i denna fil ingår det flera andra säljare som inte tillhör mitt team/kontor, utan det är andra säljare som sålt på kunder som tillhör vårt kontor.
    Nu vill jag använda ”utsnitt” för att göra det så enkelt som möjligt att filtrera fram varje säljares order, men då vill jag bara ha med personerna som tillhör vårt kontor, hur tar man bort/döljer övriga säljare och dess data ur tabellen?

    Säg att jag bara vill ha kvar ordrar som är gjorda av anställd 1,2,3,7 & 9. Men städa bort eller dölja 4, 5, 6 & 8. Så man inte kan filtrera på dessa.

    • Hej
      Dels kan man filtrera bort de säljare man inte vill se genom att klicka på pilen vid rubriken (radetiketter).
      Men i ditt fall kanske jag skulle lägga till en kolumn i min källdata typ med rubriken ”Kontor” och sedan lägga markera om säljaren är ”vårt” eller ”andras”. Denna kan sedan användas i ett utsnitt.
      Om det är för tidsödande att markera säljare manuellt i kolumnen så kan man använda LETARAD med ungefärlig matchning för detta.
      Mvh
      Anders

  • Hej Anders!
    Jag har stött på en märklighet som jag inte lyckas förstå. Kanske du stött på detta tidigare och vet förklaringen? Jag hittar dock inget på din sajt.

    Jag har en excelbok som jag ”fått ärva” som bland annat innehåller en lista med data i rader och kolumner. Det är olika personer som fyllt på data, och säkert har det skett att folk klistrat in data från andra källor vid olika tillfällen. Därför kan här finnas något som jag inte känner till, och som möjligen är källan till mitt problem.

    Nu till ”märkligheten”: Jag har lagt till en ny flik, där jag skapar/sorterar ut några rader från ”originalfliken” med hjälp av funktionen Filter (där jag returnerar flera kolumner med data). Vad som händer är att vissa celler i min nya tabell (inte i första kolumen, utan i vissa av övriga), där det inte finns något värde i orginaltabellen, visar tomt, medan andra celler får värdet 0 (noll). Det finns alltså – vad jag kan se – inget innehåll i dessa celler i originaltabellen, och jag kan inte heller se att cellerna som returnerar olika skulle vara olika formaterade heller. Men någonting är det uppenbarligen, för om jag kopierar och klistrar in celler från respektive ”kategori” så ändras utfallet i min Filter-tabell i paritet med ändringarna.

    Alltså: Varför blir det tomt ibland, och 0 (noll) ibland, i min Filter-tabell?

    Med förhoppning om att jag varit tydlig i min förklaring ovan, och att det finns en enkel förklaring till fenomenet! Och att du har lust att svara! 🙂

    Mvh Peter

    • Hej
      Testade lite med FILTER. Om cellen som returneras är en tom cell så returnerar FILTER 0 (noll), men innehåller cellen ett blanksteg (eller något dolt tecken) så returnerar FILTER en tom cell.
      Testa att leta upp en cell i originalfliken som ger 0 respektive blank. Kolla om det finns något i den (markera cellen och radera etc, skriv in ett värde…). Dvs testa att variera indata i orginalcellen och se vad som händer.
      Om det är data som importerats från något annat system så kan det ibland uppstå dolda tecken i celler som ser tomma ut och det kan spöka till det en del…
      Kan också tipsa om funktionen ”Gå till special” (finns i startfliken -> Grupp Redigering -> Knappen Sök och markera). Markera kolumnen med de värden som din filterfunktion skall returnera. Välj Gå till special och ”tomma celler”, klicka på en fyllningsfärg så kommer alla ”äkta” tomma celler att markeras. Det kan hjälpa en att identifiera celler med problem.
      Lite tips som kanske hälper
      Mvh
      Anders

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.